LATIHAN SOAL UKK 2025

 SOAL PAKET 1:Klik disini

Contoh Notulen rapat

 Notulen rapat: KLIK DISINI

Soal Mengelola Pertemuan

 

A.              Dalam rangka mempersiapkan kerjasama dalam pembangunan proyek gedung perkantoran tahun 2025 dengan PT Bina Insan Mandiri, maka perlu diadakan rapat persiapan. Rapat akan dilaksankan pada 28 April 2025 di Ruang meeting ekskutif Hotel Palem Kuning pada pukul 10.00 sampai dengan selesai.

Peserta rapat :

·              Pimpinan Rapat (Bapak Deva Prasetyo) – Direktur Proyek

·              Ibu Anita Sari – Manajer Keuangan

·              Bapak Andi Wijaya – Manajer Operasional

·              Ibu Fitri Handayani – Staf Administrasi

·              Ibu Dwi – Staff Administasi

·              Bapak Edo – Staff Keuangan

Untuk itu pimpinan meminta untuk segera membuat surat udangan rapat dan                                                                                                                                 dikirim melalui email peserta rapat ( * menggunakan email penguji)

Adapun jalannya rapat sebagai berikut :

 

 

a.         Identifikasi media rapat sesuai kebutuhan

b.        Klasifikasikan peserta yang diundang

c.         Susun agenda rapat dan rangkaian acara rapat dan pertemuan sesuai arahan pimpinan dan protokol yang berlaku pada organisasi.

d.        Tetapkan waktu,   tempat, dan ketentuan rapat dan pertemuan ditetapkan sesuai kebutuhan.

e.         Identifikasi file yang akan di akses sesuai dengan perangkat lunak yang digunakan.

f.          Pilih piranti lunak yang tepat dari menu yang tersedia.

g.        Kenali File untuk dibuka.

h.        Pastikan ketepatan data/informasi yang di akses.

i.          Pilih aplikasi piranti lunak sesuai kebutuhan.

Pimpinan Rapat: "Selamat pagi, rekan-rekan. Hari ini kita akan membahas rencana pembangunan gedung perkantoran di kawasan Jakarta Selatan. Target proyek ini harus selesai dalam waktu 18 bulan. Saya ingin mendengar laporan dari masing-masing divisi terlebih dahulu. Pak Andi, bagaimana perkembangan perencanaan teknis?"

 

Bapak Andi (Manajer Operasional): "Terima kasih, PakDeva. Perencanaan teknis sudah 90% selesai. Tim kami telah menyusun desain struktural dan arsitektural sesuai standar, dan kami sedang memfinalisasi perizinan dengan dinas terkait. Tantangannya saat ini adalah memastikan pengadaan material sesuai jadwal untuk memulai tahap pondasi."

 

Pimpinan Rapat: "Baik, itu penting. Ibu Anita, bagaimana dengan alokasi anggaran? Apakah sudah disesuaikan dengan kebutuhan proyek?"

 

Ibu Anita: "Anggaran sudah disusun berdasarkan estimasi kebutuhan material, tenaga kerja, dan peralatan. Namun, kami melihat ada kenaikan harga bahan baku sekitar 10% dibandingkan tahun lalu. Kami mungkin perlu merevisi anggaran untuk mengantisipasi hal ini."

 

Pimpinan Rapat: "Terima kasih. Revisi anggaran harus segera selesai minggu ini. Pak Andi, apakah Anda sudah memiliki rencana mitigasi terkait kenaikan harga bahan baku?"

 

Bapak Andi: "Ya, Pak. Kami sedang mencari alternatif supplier dan material dengan harga lebih kompetitif, tetapi tetap sesuai standar kualitas. Selain itu, kami mempertimbangkan pembelian material dalam jumlah besar untuk mendapatkan potongan harga."

 

Pimpinan Rapat: "Langkah yang bagus. Bagaimana dengan tim proyek di lapangan? Apakah tenaga kerja dan alat berat sudah tersedia?"

 

Bapak Andi: "Tim proyek sudah siap, dan alat berat akan mulai dikirim pekan depan. Kami juga telah menjadwalkan pelatihan safety untuk pekerja pada awal bulan depan."

Ibu Fitri: "Maaf, Pak Deva. Saya ingin memastikan apakah kontrak dengan supplier utama sudah ditandatangani? Jika belum, saya bisa membantu memprosesnya."

 

Pimpinan Rapat: "Kontrak belum ditandatangani, tetapi prioritas kami adalah supplier beton. Silakan Anda koordinasikan dengan tim hukum untuk mempercepat prosesnya."

 

Ibu Anita: "Saya juga ingin mengusulkan pengadaan software manajemen proyek untuk memantau progres secara lebih efektif. Ini akan membantu mengontrol anggaran dan timeline."

Pimpinan Rapat: "Itu ide yang baik. Tolong buat presentasi tentang opsi software yang tersedia, dan kita akan bahas di rapat berikutnya. Jika tidak ada hal lain, rapat ini saya tutup. Terima kasih atas kontribusi semua. Mari kita fokus untuk memulai proyek tepat waktu."

 

Dalam persiapan rapat disediakan anggaran rapat sebesar Rp 4.500.000 Untuk itu mohon dibuatkan laporan pengeluaran dengan menggunakan laporan kas kecil sitem fluktuasi. Adapun bukti pengeluaran sebagai berikut :

1.    Hasil cetak susunan agenda rapat

2.    Hasil cetak room meeting sesuai hasil pencarian

3.    Hasil cetak undangan rapat

4.    Screen shoot bukti pengiriman email

5.    Hasil cetak notula rapat

6.    Laporan anggaran rapat